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Restaurante 02
“El cliente percibe el servicio bajo sus propias condiciones. Es el cliente quien paga la tarifa –o no la paga- por una razón o serie de razones que él o ella determinan. Punto. No hay debate. No hay discusión”. (Tom Peters)
ACTITUD E HISTORIAS QUE IMPACTAN Podríamos decir que actitud es el compromiso de mejorar cada día nuestros resultados actuando con pasión y responsabilidad. Al hablar de actitud, las historias que más impacto generan en una organización son las protagonizadas por sus propios colaboradores. Pensemos en historias que demostraron actitud.

Seguramente algunos recordarán pedidos obtenidos cerca de la medianoche en un día de cierre de ventas, sin los cuales no hubieran llegado a sus metas. Otros traerán a la memoria sugerencias que redujeron malgastos. Por ejemplo, en cierta ocasión una compañía advirtió que los clientes reclamaban cada vez con mayor frecuencia que algunos empaques llegaban vacíos. Se trataba de pequeñas cajas de cartón cerradas. El proceso terminaba cuando las cajas supuestamente llenas pasaban por una ancha banda transportadora; durante el trayecto una máquina grababa el número de lote y la fecha de vencimiento con tinta inkjet, tras lo cual se procedía a acondicionar los envases en sobres de nylon.

El gerente de Producción reunió a su equipo para discutir cómo resolver el problema. Alguien sugirió que se revisaran las cajas manualmente, una por una, antes de ser envueltas en el nylon. Obviamente el analista de costos dijo que el personal necesario sumado al tiempo de la revisión afectaría seriamente el margen de utilidad. Un ingeniero, que era muy lector y estaba familiarizado con las últimas novedades tecnológicas, sugirió comprar un equipo de visión infrarroja que permitía detectar las cajas vacías durante su paso por la banda.

Al evaluar la idea, a pesar de la alta inversión que requería, se la consideró la más apropiada; incluso el analista de costos comentó la posibilidad de conseguir el equipo por leasing. Pero justo pasó por allí una persona de limpieza que al escuchar el problema pidió permiso para hablar: – ¿Por qué no compran un ventilador? Sólo hay que regularlo de acuerdo al peso de las cajas. Las vacías saldrán volando mientras que las llenas seguirán por la banda para que les pongan las bolsitas. Con su propuesta ahorró miles de dólares.

Historias como esta se convierten en leyenda en las organizaciones, y sirven para motivar a los colaboradores a esforzarse más y aportar ideas. Las actitudes y las acciones tienden a imitarse, por eso es clave compartir e impulsar aquellas que demuestran que quien quiere, ¡puede!   LA SILLA DE LARRY Caterers At WorkLa actitud es un patrón de comportamiento que pone al cliente por encima de todo. Olive Garden es una cadena de restaurantes de comida italiana, muy extendida en los Estados Unidos.

Hay una historia que se ha vuelto parte del “folclore” de la organización y que se suele contar cuando ingresa nuevo personal o se realizan inauguraciones de nuevos locales, acerca de un cliente llamado Larry. Se cuenta que Larry llegó a uno de los restaurantes de la cadena y no encontró una silla lo suficientemente cómoda para sentarse debido a su exceso de peso. Dirigió una carta al Presidente de la empresa, alabando la comida y reclamando por los asientos.

En vista de la queja, el directivo ordenó comprar y colocar dos sillas sin “apoyabrazos” en todos los locales de Olive Garden para que estén disponibles en el momento que se las necesite. Desde luego, este gesto resolvió el problema, pero además envió un mensaje poderoso: Al difundirse la historia entre sus miembros, quedó en evidencia la importancia que tienen las necesidades de los clientes para la organización. Es un mensaje que mueve a actuar de un modo pronto y efectivo a fin de generar satisfacción en el visitante.

El éxito de una organización no depende tanto de la capacitación o sus reglas, sino de las acciones de sus miembros que sirven de ejemplo a los demás, para saber qué se espera de ellos. Responder positivamente a las necesidades de los clientes debe entenderse como una actitud natural de los colaboradores y no como una obligación laboral.  

NO SÓLO HAY QUE SER Y HACER, SINO PARECER.

Caterers At Work
Hay personas que aman su uniforme. Están orgullosas de pertenecer a la empresa cuya vestimenta utilizan. Sienten que su indumentaria, con el logo y sus colores, las distinguen. Otros, en cambio, se definen como defensores de los derechos de los trabajadores y de la libertad, e insisten en vestirse como más les guste. No importa cuáles sean las razones, el criterio que debe regir son las expectativas del cliente. No se trata sólo de no incomodarlo sino de hacer de su contacto con nosotros una experiencia cada vez mejor.

Muchas compañías adoptan un reglamento de aspecto personal o un código de vestimenta. Por ejemplo, algunas no permiten que el personal tenga tatuajes visibles, que las mujeres usen uñas pintadas de forma inusual y aretes por encima de cierto tamaño, que los hombres usen barba, etc. pretendiendo hacer predecible y confortable la experiencia del cliente. Además, cuando no existe un elemento visual que permita identificar al personal hay posibilidad de confusión.  ¿Nunca se dirigió a otro cliente creyendo que era empleado de la tienda? Pero, como dijimos, el criterio no es la uniformidad, sino las expectativas del cliente: su idea de lo que espera recibir.


Observe esta imagen y responda a Ud. mismo si lo contrataría para trabajar en su empresa:

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La respuesta correcta es “depende”. Esta foto fue tomada en el Hard Rock Cafe de Maui, en Hawai, y el look del bar tender es justamente el que se espera de él, en ese ámbito. Pero si atendiera en un restaurante tradicional, seguramente antes de darle un trabajo muchos lo harían pasar por el barbero. LOS OBSERVACIONES DE LEN BERRY Leonard Berry es un reconocido experto en calidad de servicios, marketing y venta al detalle. Él identificó cinco factores básicos que los clientes evalúan para juzgar la calidad global del servicio:

  1. Confiabilidad: Capacidad de brindar un servicio constante, seguro y efectivo.
  2. Responsabilidad: Disposición a dar un servicio específico y ayudar a los clientes
  3. Seguridad: Conocimiento, cortesía y la capacidad de generar confianza
  4. Empatía: Atención individualizada a cada cliente
  5. Presencia: Aspecto agradable y visible

Como vemos, cuatro factores están directamente relacionados con la capacidad que tiene el colaborador de ofrecer un servicio acorde con las expectativas del cliente, y el quinto tiene que ver con la imagen del colaborador. Esta misma idea es recogida por otras expertas en el tema, que lo resumen en el siguiente cuadro: Percepcion de la Calidad y Satisfacción del Cliente
La actitud y la imagen constituyen dos poderosos diferenciadores en la percepción del cliente. Trabajemos en ellas para que nuestro servicio se convierta siempre en una experiencia que el cliente quiera repetir.

Dr.Pablo R. Bedrossian prb@goup-ca.com © GO UP, ACCIONES, IDEAS Y RESULTADOS. Todos los derechos reservados. Este artículo sólo podrá ser reproducido con autorización escrita del autor y/o titular de los derechos.

CRÉDITOS DE LAS FOTOGRAFÍAS: La fotografía del bar tender de Hard Rock Cafe, de Maui, Hawai, fue tomada por el autor y posee sobre ella todos los drechos. Las restantes fueron tomadas de sitio web, siendo de dominio público. En el gráfico final, la fuente va mencionada debajo del él.
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Cada vez que hacía la gira al sector sur, Luis seguía la misma rutina. Primero visitaba una ciudad llamada El Edén. De allí se dirigía a El Infiernillo, ubicada a 30km más adelante.  Luego regresaba a El Edén para completar su labor, y antes que oscureciera emprendía la vuelta a su casa. El jefe de Luis observó que las ventas en El Infiernillo crecían pero en El Edén se encontraban estancadas. Entonces le preguntó:Luis, ¿cómo organizas tu trabajo?

  • Primero voy a El Edén y dejo allí las notas de pedido a los clientes para que las completen; luego voy a El Infiernillo donde…
  • Un momento. ¿Dejas las hojas y te vas?
  • Sí. Ellos conocen la rotación de los productos, y en base al inventario saben qué reponer.
  • ¿No armas el pedido con ellos?
  • ¿Para qué? Sólo van a comprarme lo que necesitan.

Reunion con el jefe 02Quizás Ud. ha sido testigo de diálogos similares. O protagonista. El vendedor creía cumplir cabalmente su tarea mientras su jefe consideraba imprescindible que trabajara el pedido con su cliente. Sin embargo, el problema no radica en lo que se hizo, sino lo que no se hizo, sobre todo lo que no hizo antes de la visita.  LA ENTREVISTA DE VENTAS La entrevista o visita de ventas es un encuentro profundamente humano.

Se involucran emociones e ideas, sentimientos y pensamientos; se crean y/o perciben “atmósferas”: entusiasmo, tensión, indiferencia, enojo, apuro, aprobación. Sin embargo, es también una oportunidad para mejorar el negocio: se trata de un tiempo, generalmente breve, donde vendedor y comprador entablan un diálogo comercial con el propósito de alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, desde el lado de la oferta,  el vendedor jamás debe ir a una reunión sin saber qué quiere obtener en su visita. Sin embargo, en la práctica, el encuentro muchas veces se reduce a la reposición de mercadería.

En la reunión con su cliente, el vendedor tradicional sigue un esquema simple de entrevista:

Grafico 01

Bajo esta secuencia, el espacio para lo imprevisto es muy grande y existe una alta probabilidad de malgastar el tiempo. La buena noticia es que ambos riesgos pueden reducirse a través de la planificación. El vendedor generalmente apela a sus instintos, pero la venta profesional demuestra que para optimizar el uso del tiempo no bastan “la inspiración y la transpiración”, sino que es necesario prepararse y definir objetivos y estrategias. TRABAJO POR OBJETIVOS La labor del vendedor no comienza con la presentación o el saludo. Se inicia mucho antes, cuando dedica tiempo a planificar su visita y a analizar al cliente y, sobre todo, a la competencia. La planificación de la entrevista de ventas consiste en:

  • Reunion con clientes 01Obtener información: se puede conocer la situación de un cliente simplemente observando su negocio. A veces un mostrador o una vidriera es revelador. Desde luego, uno puede informarse mejor a través de contactos personales y de las estadísticas de ventas. Además, Internet es una riquísima fuente de datos. Sin información vemos sombras en la oscuridad.

  • Analizar la información: la información debe ser integrada y ponderada bajo el criterio comercial. Un modo sencillo es formular preguntas: ¿Qué potencial tiene este cliente? ¿A quién le compra? ¿Cuándo y cómo compra? ¿Cómo paga? ¿Por qué me compra o por qué no lo hace? Las respuestas son la base para decidir el esfuerzo a realizar y la táctica a seguir.

  • Definir qué quiero lograr: En base al análisis se deben fijar metas. Las metas son objetivos con fecha y número. Lamentablemente muchos vendedores realizan visitas sin establecer previamente sus objetivos. Esto hace que se limiten a reponer o actuar en forma reactiva. Nunca se sabrá con certeza la pérdida que ocasiona a una empresa no fijar metas para cada visita; pero, sin duda, al sumar todas las oportunidades desaprovechadas, será enorme.

  • Definir cómo voy a lograr lo que deseo: Una vez establecidos los objetivos, es necesario determinar el modo de alcanzarlos. Las empresas tienen sus estrategias de venta, pero el vendedor es responsable de adaptarlas a cada cliente. Surgen así las tácticas. Una táctica es el método empleado para obtener un objetivo. Como cada cliente es diferente, el abordaje a cada uno de ellos varía según su naturaleza. Un viejo dicho de ventas dice que al cliente hay que “rascarle donde le pica”. Desde luego, las tácticas deben fijarse antes de cada visita.

  • Definir cómo voy a medir los resultados: No se puede administrar lo que no se mide. Hay objetivos que pueden medirse simplemente por “sí” o “no” pero la mayoría requiere una cifra (monto en valores, cantidad de unidades, cantidad de ítems,  número de nuevos productos) para ser alcanzada. Debe establecerse a dónde se desea llegar y desde dónde se parte, utilizando una unidad de medida (un indicador) que permita reconocer fácilmente los avances.

Grafico 02 

MIDIENDO EL DESEMPEÑO  La visita de ventas no termina con el pedido. Por supuesto, generarlo es fundamental, pero el vendedor profesional puede extraer mucho más si evalúa debidamente el encuentro. La evaluación se ocupa inicialmente de dos aspectos:

  • Resultados: Se trata de medir lo obtenido y compararlo con lo planificado, para proceder a identificar las brechas -si las hubiera- y diseñar sencillos planes de acción para cerrarlas.

  •  Información: Analizar los datos obtenidos, retroalimentando la planificación para ajustarla. Es relevante documentar por escrito los hallazgos y las decisiones tomadas a partir de ellos, para planificar mejor la próxima visita.

Además, en casos que la compañía no lo provea, es muy recomendable que el vendedor registre en un documento los compromisos y asuntos pendientes que surjan de la visita, tal como los médicos anotan sus observaciones en la historia clínica. La evolución en el tiempo permite evaluar el comportamiento comercial de cada cliente de modo de poder rediseñar las tácticas a fin de hacerlo crecer.

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FRECUENCIA Y SECUENCIA
La planificación, la ejecución y la evaluación de las entrevistas de ventas servirán para ajustar el plan de trabajo según el potencial de cada cliente. Sobre esta base se puede determinar la frecuencia y secuencia de visitas y el esfuerzo a realizar, teniendo claro que no hay nada más improductivo que proceder con todos los clientes de la misma manera.

Dr.Pablo R. Bedrossian prb@goup-ca.com © GO UP, ACCIONES, IDEAS Y RESULTADOS. Todos los derechos reservados. Este artículo sólo podrá ser reproducido con autorización escrita del autor y/o titular de los derechos.
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Planificación Estratégica

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EL CAMINO MÁS EFECTIVO PARA ALCANZAR SUS METAS

ADIAR es un método que guía el proceso de Planificación y Gestión Estratégica. El nombre proviene de sus cinco pilares: Análisis, Detección de Oportunidades, Ideas, Acciones y Resultados. El Método ADIAR se basa en la información disponible, la identificación de oportunidades que se transforman en iniciativas, las cuales se ejecutan y se miden al mismo tiempo, de modo de evitar y corregir los desvíos en forma inmediata.

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INTRODUCCIÓN Todo negocio parte de la INFORMACIÓN. Sin información vemos sombras en la oscuridad.  Sin embargo, la información por sí misma no basta. Para que se vuelva útil, la información disponible debe ser sometida a un ANÁLISIS que nos señale OPORTUNIDADES. Las OPORTUNIDADES son el driver que impulsa la creación de IDEAS. Todo negocio y todo proyecto se construyen a partir de las IDEAS. El PENSAMIENTO transforma las OPORTUNIDADES percibidas en IDEAS. Desde luego, tampoco las ideas bastan por sí mismas. Para ser efectivas, requieren ser traducidas en ACCIONES. Son las ACCIONES son las únicas que producen RESULTADOS.

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CÓMO TRABAJA EL MÉTODO ADIAR

  1. ANÁLISIS

Las grandes empresas consideran la información un factor clave de éxito. Tanto las estadísticas de producción y ventas como el comportamiento de un mercado y el desempeño que cada empresa tiene en él son reveladores. La información proviene de dos tipos de fuentes: internas y externas. La principal fuente interna son los RESULTADOS (es imprescindible mantener actualizadas las estadísticas de ventas, producción, etc.). Pero, si un negocio es nuevo, sólo cuenta con las fuentes externas: información general e información de mercado. Sin embargo, la información por sí misma no basta; para que sea útil debe ser sometida a análisis, pues, como hemos dicho, es el análisis el que le da significado.

El ANÁLISIS es el proceso por el cual la INFORMACIÓN adquiere SIGNIFICADO. Desde el momento que iniciamos el proceso, lo ejecutamos desde dos perspectivas simultáneas:

  • La RACIONAL, que se basa en conocimiento técnico-profesional y en el pensamiento lógico.
  • La EMPÍRICA, que se basa en la experiencia y el criterio gerencial.

Estas fuerzas, el conocimiento técnico-profesional y la experiencia, el pensamiento lógico y el criterio gerencial, están en permanente diálogo.  

  1. DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES

02 Detección de Oportunidades (fondo blanco)
De las CONCLUSIONES del ANÁLISIS surge la DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES. El ANÁLISIS nos permite establecer un DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. Un diagnóstico es la interpretación de los hallazgos del análisis, que nos hace reconocer una situación con sus beneficios, perjuicios, costos y riesgos, identificar sus causas y establecer su dirección o tendencia.

Cada uno de estos elementos son OPORTUNIDADES DETECTADAS. Definimos como oportunidades a todos aquellos factores sobre los que podemos actuar para cumplir nuestros fines. Para la generación de DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES:

  • Desde el criterio racional son claves la capacidad de observación, el grado de comprensión y la habilidad de deducción.
  • Desde el criterio empírico son claves la imaginación y la intuición.

 
  1. IDEAS

03 Ideas (fondo blanco)Si la DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES es un diagnóstico, las IDEAS son su tratamiento. Las IDEAS son enunciados que postulan qué vamos a hacer para aprovechar al máximo a las oportunidades detectadas; son caminos que determinarán nuestras ACCIONES. La GENERACIÓN DE IDEAS es guiada por el aspecto empírico.

La creatividad y la innovación ocupan el lugar preponderante, pues la deducción sin imaginación e intuición es inútil. Sin embargo, el aspecto lógico funciona como un corrector o editor que evita los excesos y desvíos. Dicho de otro  modo, el creador deja fluir su pensamiento sin freno alguno, pero el corrector revisa paso a paso lo que hace el creador y lo cuestiona. El creador rompe moldes; el corrector le impone los límites.

El creador propone; el corrector dispone: “esto sí, esto no”, “cambiemos aquí, adaptemos allá”. El input lo da el creador, pero el corrector es quien, sobre lo recibido del creador, determina el output[1].  

  1. ACCIONES

04 Acciones (fondo blanco)Las IDEAS se estructuran en un PLAN ESTRATÉGICO, un documento que enfoca el esfuerzo y los recursos de la organización. En este documento las IDEAS se organizan, priorizan y alinean, fijando objetivos, y se traducen en ACCIONES que primero se definen, luego se ejecutan y finalmente se miden. Las ACCIONES se definen para ser realizadas. Sin EJECUCIÓN no hay ACCIÓN.

Entonces, las ACCIONES son la implementación de las IDEAS en forma concreta, material, realizable y medible: las ACCIONES son lo que la organización hace para concretar las ideas, ejecutando lo planificado y confrontando sus resultados con los esperados. Así como las IDEAS son enunciados que dicen qué vamos a hacer, las ACCIONES muestran cómo procedemos.

Incluso, una IDEA puede derivar en varias ACCIONES, porque las IDEAS son estrategias, y las ACCIONES son tácticas para ejecutar esa estrategia. Las ACCIONES exigen mucho más que la traducción de una IDEA: requieren RECURSOS, y entre ellos son esenciales tanto las PERSONAS como los MATERIALES, y el diseño y medición de los PROCESOS, secuencias de pasos con entrada y salida, para ejecutarlas. Durante todo el proceso es fundamental la dirección que se le dé a la ejecución.

Aquí la clave es el LIDERAZGO, que podemos definir como hacer que las acciones se realicen tal como habían sido planificadas.  

  1. RESULTADOS

05 Resultados (fondo blanco)La EJECUCIÓN es la parte más crítica de un negocio o proyecto pues convierte lo virtual -las IDEAS– en algo real: ACCIONES que producen RESULTADOS. Sólo las ACCIONES generan RESULTADOS. Los RESULTADOS son números que nos indican el producto o efecto de nuestras ACCIONES. Entonces, antes de implementar una ACCIÓN debe establecerse cómo será medida y qué se espera obtener de ella.

Para tener valor un RESULTADO debe medir lo que se espera de las ACCIONES en forma directa; Para tener significado, debe ser confrontado con el que nos habíamos propuesto, la meta establecida. El criterio para medir un resultado se llama INDICADOR. Su elección es importante pues debe medir la consecuencia de las acciones en la forma más específica e inmediata posible. El RESULTADO que nos proponemos alcanzar a través de una ACCIÓN medida por el INDICADOR seleccionado, se llama META.

Una meta debe ser clara, cuantificable y tener plazo de cumplimiento.   CÍRCULO VIRTUOSO Los RESULTADOS retroalimentan el sistema convirtiéndose en INFORMACIÓN para la continuidad del proceso; nos permiten ratificar la dirección del Plan o la necesidad de rectificarlo. De todos modos, Método ADIAR  nos obliga a medir resultados no sólo al final de las acciones sino durante toda su ejecución. A estos resultados deben añadirse las fuentes externas de las que hablamos al principio: información general e información de mercado.

Con ambas fuentes, interna y externa reiniciamos el proceso, generando un nuevo ANÁLISIS.  

06 Círculo Virtuoso (fondo blanco)

  Metodo Adiar 04 (fondo blanco)  
GLOSARIO:

Análisis:
Es el proceso por el cual la información adquiere significado. Oportunidades: Son todos aquellos factores sobre los que podemos actuar para cumplir nuestros fines.

Ideas: Son enunciados que postulan qué vamos a hacer para aprovechar al máximo a las oportunidades detectadas; son caminos que determinarán nuestras acciones.

Acciones: Son la implementación de las ideas en forma concreta, material, realizable y medible; son lo que la organización hace para concretar las ideas, ejecutando lo planificado y confrontando sus resultados con los esperados.

Resultados: Son números que nos indican el producto o efecto de nuestras acciones.   [1] Estos conceptos surgen de los actuales conocimientos de neuroanatomía y neurofisiología donde se ha identificado al hemisferio cerebral derecho como el creativo y emocional, y al izquierdo como el lógico y metódico.

ADIAR  es un método que utiliza la interacción simultánea y secuencial ambos “cerebros”.
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